SOP

PROSEDUR PEMBELIAN TUNAI, PEMBELIAN KREDIT & RETUR UNIT SAPRONAK, JABUNG

Prosedur Pembelian Tunai

1 .  Gudang

a.  Melakukan pengecekan dan restock bahan baku di gudang dan mengeluarkan kartu persediaan dan diberikan ke bagian pembelian

b.      Menerima surat tanda terima barang dan barang dari bagian penerimaan

c.       Membuat laporan stok barang rangkap 3, satu akan diarsip, satu akan diberikan ke kepala bagian dan satu akan diberikan ke manajer

2.  Pembelian

a.       Menerima kartu persediaan dari gudang

b.      Menerima surat penawaran harga (SPH) dari bagian supplier

c.       Membuat surat permintaan pembelian (SPP) dan dikirim ke kepala bagian

d.      Menerima SPP yang sudah di-acc dari kepala bagian

e.       Membuat surat order pembelian (SOP) rangkap 4. Rangkap pertama diberikan ke bagian supplier, rangkap kedua diberikan ke bagian penerimaan, rangkap ketiga diberikan ke bagian kasir dan rangkap terakhir diarsip.

f.       Menerima surat tanda terima barang dari bagian penerimaan.

3.      Kasir

a.       Menerima SOP dari bagian Pembelian

b.      Melakukan pembayaran ke bagian supplier

c.       Membuat faktur pembelian rangkap 4 yang akan diberikan ke bagian supplier, 1 ke bagian penerimaan, 1 ke bagian keuangan dan 1 untuk diarsip. Pemberian faktur pembelian  ke bagian supplier dilakukan bersamaan saat pembayaran

d.      Menerima faktur penjualan dari bagian supplier

e.       Memberikan faktur penjualan ke bagian keuangan

4.      Supplier

a.       Memberikan surat penawaran harga (SPH) ke bagian pembelian

b.      Menerima SOP dari bagian pembelian

c.       Menerima pembayaran dan faktur pembelian atas order dari bagian kasir

d.      Mengeluarkan faktur penjualan rangkap 3 berdasarkan SOP & faktur pembelian, 1 akan diberikan ke bagian penerimaan, 1 diberikan ke bagian kasir, dan 1 diarsip.

e.       Memberikan barang beserta faktur penjualan ke bagian penerimaan

5.      Penerimaan

a.       Menerima SOP dari bagian pembelian

b.      Menerima faktur pembelian dari bagian kasir

c.       Menerima barang dan faktur penjualan dari bagian supplier

d.      Mencocokan barang berdasarkan SOP, faktur pembelian dan faktur penjualan

e.       Mengeluarkan surat tanda terima barang rangkap 3, yang akan diberikan ke bagian gudang 1, ke bagian pembelian 1 dan 1 untuk diarsip.

f.       Memberikan surat tanda terima barang beserta barang ke bagian gudang

6.      Keuangan

a.       Menerima faktur pembelian dari bagian kasir

b.      Menerima faktur penjualan dari bagian kasir

c.       Membuat laporan pembelian tunai rangkap 2 dan diberikan ke manajer untuk diacc

d.      Menerima laporan pembelian tunai yang telah diacc manajer dan diarsip.

7.      Kepala Bagian

a.       Menerima surat permintaan pembelian (SPP) dari bagian pembelian

b.      Meng-acc SPP

c.       Memberikan SPP ke bagian pembelian

d.      Menerima Laporan stok barang dari gudang dan diarsip

8.      Manejer

a.       Menerima laporan stok barang dari bagian gudang dan diarsip

b.      Menerima laporan pembelian tunai rangkap 2 dari bagian keuangan

c.       Meng-acc laporan pembelian tunai

d.      Memberikan rangkap pertama laporan pembelian tunai ke bagian keuangan dan rangkap kedua diarsip.

Prosedur Pembelian Kredit

1.      Gudang

a.      Melakukan pengecekan dan restock bahan baku di gudang dan mengeluarkan kartu persediaan dan diberikan ke bagian pembelian

b.      Menerima surat tanda terima barangn dan barang dari bagian penerimaan

c.       Membuat laporan stok barang rangkap 2, satu akan diarsip dan satu akan diberikan ke kepala bagian

2.      Pembelian

a.       Menerima kartu persediaan dari gudang

b.      Menerima surat penawaran harga (SPH) dari bagian supplier

c.       Membuat surat permintaan pembelian (SPP) dan dikirim ke kepala bagian

d.      Menerima SPP yang sudah di-acc dari kepala bagian

e.       Membuat surat pengajuan kredit rangkap 2 dan diserahkan kebagian keuangan untuk di-acc

f.       Menerima 2 rangkap surat pengajuan kredit yang telah diacc dari bagian keuangan, satu untuk diarsip dan satu akan diberikan ke bagian supplier

g.      Membuat surat order pembelian (SOP) rangkap 4. Rangkap pertama akan diberikan ke bagian supplier, rangkap kedua diberikan ke bagian penerimaan, rangkap ketiga diberikan ke bagian keuangan dan rangkap terakhir diarsip.

h.    Memberikan surat order pembelian (SOP) beserta surat pengajuan kredit ke bagian supplier

i.        Menerima surat persetujuan kredit dari bagian supplier

j.        Memberikan surat persetujuan kredit ke bagian keuangan

k.      Menerima surat tanda terima barang dari bagian penerimaan.

3.      Supplier

a.       Menerima surat pengajuan kredit dan SOP dari bagian pembelian

b.      Membuat surat persetujuan kredit rangkap 3, dua diserahkan ke bagian pembelian, satu diarsip

c.       Membuat invoice rangkap 2. Satu akan diberikan ke bagian penerimaan dan satu diarsip

d.      Mengirim barang berserta invoice ke bagian penerimaan

e.       Menerima pembayaran dari bagian kasir

f.       Mengeluarkan bukti pembayaran angsuran dan diberikan ke kasir

g.      Menerima faktur pembelian dari kasir

h.      Mengeluarkan faktur penjualan rangkap 2, satu untuk diarsip dan satu akan diberikan ke bagian kasir

i.        Mengeluarkan bukti pelunasan kredit rangkap 2, satu akan diarsip dan satu diberikan ke bagian kasir

4.      Penerimaan

a.       Menerima SOP dari bagian pembelian

b.      Menerima barang dan invoice dari bagian supplier

c.       Mencocokan barang berdasarkan SOP dan invoice

d.      Membuat surat tanda terima barang rangkap 3, satu di berikan ke bagian pembelian, satu diberikan ke bagian gudang dan satu diarsip

e.       Mengirimkan barang ke bagian gudang

5.      Kasir

a.       Menerima surat perintah pembayaran angsuran dari bagian keuangan

b.      Melakukan pembayaran ke bagian supplier

c.       Menerima bukti pembayaran angsuran dari bagian supplier

d.   Apabila telah melunasi pembayaran, kasir membuat faktur pembelian rangkap 4, satu diberikan ke supplier, satu diberikan ke bagian pembelian, satu akan diberikan ke bagian keuangan dan satu diarsip.

e.       Menerima faktur penjualan dari bagian supplier

f.       Membuat laporan pelunasan kredit rangkap 2, satu diberikan ke bagian keuangan dan satu untuk diarsip

g.      Menyerahkan faktur penjualan, faktur pembelian dan laporan pelunasan kredit ke bagian keuangan

6.      Keuangan

a.       Menerima surat pengajuan kredit rangkap 2 dari bagian pembelian

b.      Mengacc surat pengajuan kredit

c.       Memberikan surat pengajuan kredit rangkap 2 yang telah diacc ke bagian pembelian

d.      Menerima surat persetujuan kredit dari bagian pembelian dan diarsip

e.       Membuat surat perintah pembayaran angsuran dan diberikan ke kasir

f.    Menerima faktur penjualan, faktur pembelian dan laporan pelunasan kredit dari bagian kasir

g.      Membuat laporan pembelian kredit rangkap 2 dan diserahkan ke manajer untuk diacc

h.      Menerima laporan pembelian kredit yang telah diacc dari manejer dan diarsip

7.      Manejer

a.       Menerima laporan stok barang dari bagian gudang dan diarsip

b.      Menerima laporan pembelian kredit rangkap 2 dari bagian keuangan

c.       Meng-acc laporan pembelian kredit

d.    Memberikan laporan pembelian kredit yang telah diacc rangkap pertama ke bagian keuangan dan rangkap kedua diarsip.

8.      Kepala Bagian

a.       Menerima SPP dari bagian pembelian

b.      Mengacc SPP

c.       Memberikan SPP ke bagian Pembelian

d.      Menerima laporan stok barang dari gudang dan diarsip

Retur Barang

1.      Gudang

a.       Melakukan pengecekan dan restock bahan baku di gudang dan mengeluarkan kartu persediaan dan diberikan ke bagian pembelian

b.      Menerima surat tanda terima barang beserta barang dari bagian penerimaan

c.       Membuat laporan stok barang rangkap 3, satu akan diberikan ke kepala bagian, satu diberikan ke manejer dan satu akan diarsip

2.      Pembelian

a.       Menerima kartu persediaan dari gudang

b.      Menerima surat penawaran harga (SPH) dari bagian supplier

c.       Membuat surat permintaan pembelian (SPP) dan dikirim ke kepala bagian

d.      Menerima SPP yang sudah di-acc dari kepala bagian

e.       Membuat surat order pembelian (SOP) rangkap 4. Rangkap pertama diberikan ke bagian supplier, rangkap kedua diberikan ke bagian penerimaan, rangkap ketiga diberikan ke bagian kasir dan rangkap terakhir diarsip.

f.       Menerima surat keterangan penolakan barang dari bagian penerimaan

g.      Membuat surat pengajuan retur rangkap 2, satu untuk diberikan ke bagian penerimaan dan satu akan diserahkan ke bagian supplier

h.      Menerima surat retur barang dari bagian supplier

i.        Menerima surat tanda terima barang dari bagian penerimaan dan diarsip

3.      Kasir

a.       Menerima SOP dari bagian Pembelian

b.      Melakukan pembayaran ke bagian supplier

c.       Membuat faktur pembelian rangkap 4 yang akan diberikan ke bagian supplier, 1 ke bagian penerimaan, 1 ke bagian keuangan dan 1 untuk diarsip. Pemberian faktur pembelian  ke bagian supplier dilakukan bersamaan saat pembayaran

d.      Menerima faktur penjualan dari bagian supplier

e.       Memberikan faktur penjualan ke bagian keuangan

4.      Supplier

a.       Memberikan surat penawaran harga (SPH) ke bagian pembelian

b.      Menerima SOP dari bagian pembelian

c.       Menerima pembayaran dan faktur pembelian atas order dari bagian kasir

d.      Mengeluarkan faktur penjualan rangkap 3 berdasarkan SOP & faktur pembelian, 1 akan diberikan ke bagian penerimaan, 1 diberikan ke bagian kasir, dan 1 diarsip.

e.       Memberikan barang beserta faktur penjualan ke bagian penerimaan

f.       Menerima surat pengajuan retur barang dari bagian pembelian

g.      Menerima pengembalian barang dari bagian penerimaan

h.      Mencocokan barang dengan SOP dan surat pengajuan retur barang

i.        Mengeluarkan surat retur barang rangkap 3, satu akan diberikan ke bagian pembelian, satu ke bagian penerimaan dan satu untuk diarsip

j.        Memberikan surat retur barang beserta barang ke bagian penerimaan

5.      Penerimaan

a.       Menerima SOP dari bagian pembelian

b.      Menerima faktur pembelian dari bagian kasir

c.       Menerima barang dan faktur penjualan dari bagian supplier

d.       Mencocokan barang berdasarkan SOP, faktur pembelian dan faktur penjualan

e.  Mengeluarkan surat keterangan penolakan barang rangkap 2 apabila terjadi tidak kecocokan barang dengan SOP, 1 akan diberikan ke bagian pembelian, satu akan diarsip

f.       Menerima surat pengajuan retur dari bagian pembelian

g.      Mengembalikan barang ke bagian supplier

h.      Menerima surat retur barang beserta barang dari bagian supplier

i.        Mencocokan barang dengan SOP dan surat retur barang

j.       Mengeluarkan surat tanda terima barang rangkap 3, yang akan diberikan ke bagian gudang 1, ke bagian pembelian 1 dan 1 untuk diarsip.

k.      Mengirimkan barang beserta surat tanda terima barang ke bagian gudang

6.      Keuangan

a.       Menerima faktur pembelian dari bagian kasir

b.      Menerima faktur penjualan dari bagian kasir

c.       Membuat laporan pembelian tunai rangkap 2 dan diberikan ke manajer untuk diacc

d.      Menerima laporan pembelian tunai yang telah diacc manajer dan diarsip.

7.      Kepala Bagian

a.       Menerima SPP dari bagian pembelian

b.      Meng-acc SPP

c.       Memberikan SPP ke bagian pembelian

d.      Menerima laporan stok barang dari bagian gudang

8.      Manejer

a.       Menerima laporan stok barang dari bagian gudang dan diarsip

b.      Menerima laporan pembelian tunai rangkap 2 dari bagian keuangan

c.       Meng-acc laporan pembelian tunai

d.      Memberikan rangkap pertama laporan pembelian tunai ke bagian keuangan dan rangkap kedua diarsip.